1 目的对质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处置等活动进行控制，以保证质量记录的完整、真实、有效，为产品质量符合规定的要求和质量体系有效运行提供依据。2 适用范围适用于本厂质量记录的控制，也包括对来自供方的质量记录的控制。3 职责3．1 办公室是公司质量记录的归口管理部门，负责全公司质量记录的编号及质量记录的管理和控制。3．2 各职能部门负责本部门质量记录的收集、保管和查阅。3．3 厂长负责对质量记录的销毁及作废等的处置实施审批。4 工作程序4．1 质量记录的控制范围凡是能证明本厂生产加工产品符合规定要求，及质量体系有效运作的质量记录，都属于需控制的范围，包括:a) 产品质量记录：原辅材料、外购元器件和设备、外协加工件、出厂检验记录；检测器具校准记录；不合格品评审、处置记录等；b) 与质量保证要求有关的记录:不符合项报告；纠正措施报告；培训和考核记录等；4．2 质量记录的载体形式本厂的质量记录形式以书面记录表式为主，如图、表等；也可用其它形式，如电子媒体或硬拷贝等。4．3 质量记录的编制4．3．1 质量记录编制的总体要求应符合质量保证要求、程序文件要求。4．3．2 各职能部门负责本部门质量记录表式的制定，由办公室统一标识、编号后，方可使用。4．4 质量记录的编号本厂质量记录的标识、编号方法，按《文件控制程序》中第4.2.2.2条款执行。4．5 质量记录的填写、收集和保管4．5．1 记录人应按表式栏目及时填写，要内容完整、真实，字迹清楚，并有记录人签名，填写不准使用铅笔，需长期保管的质量记录不得使用圆珠笔填写。4．5．2 质量记录由各使用部门负责收集、保管、每年年底汇总后交办公室归档、贮存。4．5．3 来自供方的质量记录由供销科负责收集、保管。4．6 质量记录的查阅4．6．1 质量记录的查阅须经主管部门的同意，办理查阅手续。4．6．2 当合同有要求时，在合同规定期内，质量记录可提供顾客或其代表评价时查阅。4．7 质量记录的归档、贮存4．7．1 各职能部门于每年年底将本部门的质量记录分类、装订后，交办公室归档、贮存。4．7．2 办公室负责编制《记录清单》,按保存期限归档、贮存。4．7．3 质量记录应由专人保管，并在适宜环境下贮存，防止损坏、遗失等情况出现。4．8 质量记录的处理对于到达保存期限的质量记录，由办公室保管人填写《作废文件销毁清单》，经厂长批准后进行销毁。销毁人员应在销毁清单上签字，并由二人在场销毁。
