5.讨论区 5.1 公司通过成立一个文件控制中心这样的专门组织来对文件进行统一管理，还是由各部门控制自己部门的文件？ 提示：5.1.1 不是标准的要求，要根据公司运作的状况来决定，如： a）公司的规模 b)文件的多少 c)文件的复杂性 d)各部门人员的能力 e)公司现有组织 f)公司内部电脑系统的运用 g)现文件控制状况 5.1.2 设立文件控制中心可能会有益处，如： a）更容易规范、统一 b)控制更方便 a) 不容易出错 5.1.3 可能带来的不利处是可能造成效率的降低 6.案例分析 某公司为了提高运作效率，充分利用现有的电脑资讯系统，将公司的所有文件包括质量管理体系文件都放到内部网上，通过OA（办公自动化）系统或专门的文件控制系统运作。管理者代表担心一旦进入该系统后文件可能失控。 分析：（1）文件可以以电子文档的形式出现。 （2）要确保在电子文档放到网上之前是得到控制的（即经过了批准等控制）。 （3）通常网上的文件是作为使用者参考可以直接使用的，因此要确保网上的文件同样受控，包括： ａ）发布前已得到批准 ｂ）如需更改应再批准 ｃ）能识别文件的更改和修订状态 ｄ）能获得有效版本 ｅ）作废文件有标识或不能查阅 解决办法： （１）如果仅仅是将已批准的文件以电子文档保存放到网上便于查阅，可以： ａ）先采用对书面文档进行批准； ｂ）电脑上设置权限，确保电子文档不能随意更改； ｃ）当需更改时采用局面文档审批后再更改电子文档； ｄ）对电子文档与书面文档作同样的标识，包括编号、更改及修订状态等。 （２）如果取消书面文档全部采用电子文档，可以： ａ）按照文件控制要求设置文件的权限，包括：评审、批准、更改、查阅等； ｂ）在网上建立文件后交相应权限人员批准； ｃ）通过网络批准电子文档； ｄ）通过网络更改文件，更改后再送批准； ｅ）电子文档自动或人工进行修订状态的标识； ｆ）用新文件替代被更改的文件或对作废的旧文件有标识； 注意：对无法使用到电脑的人员如需要文件时往往还要考虑发放书面文件（如生产线的员工），此时电子文档与书面文档并存。 4.2.4 质量记录的控制 1.标准理解 1.1 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件（GB/T19000-2000 idtISO9000:2000） 1.2 质量记录属于特殊类型的文件，可用于质量方面追溯性的要求并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。 1.3 质量记录范围：包括了与质量管理体系运行涉及的所有记录，本标准所提及的参见标准4.2.4的方面见本书P 1.4 质量记录虽然属于文件范畴，却不能按标准4.2.3文件控制的要求进行控制。 1.5 质量记录的控制，包括： 1.5.1标识 1.5.2贮存 1.5.3保护 1.5.4检查 1.5.5保存期限 1.5.6处置质量记录控制应达到保持清晰、易于识别和易于检索的目的。 1.6 质量记录通常不需要版本控制。 2.实施步骤及方法建议 2.1实施步骤 2.1.1编制质量记录控制程序 2.1.2规定质量记录的标识方法 规定质量记录的贮存、保护方法 明确各个质量记录的保存期限 明确质量记录鼾的方法 2.1.3列出组织总的质量记录清单 2.1.4分部门列出各部门质量记录清单 2.1.5在清单上明确各个记录的保存期限 2.1.6对超出保存期限的记录进行处置 2.2实施方法 2.2.1质量记录的标识：质量记录的标识可采用质量记录名称及对质量记录编号方法进行标识，编号标识可直接采用表格编号（当有表格时）。 2.2.2质量记录的贮存：通常贮存在使用部门，归类保存，防止遗失。 2.2.3质量记录的保护：采用适当的保护方法确保在保存期限的可使用性。 2.2.4质量记录的检索：为方便检索除通过标识识别外，每份记录上应反映出记录的日期或按顺序编号（序号） 2.2.5质量记录保存期限：质量记录的保存期限应根据产品的使用寿命、记录的重要性来决定，部分记录不能具体规定多少年，如员工有的培训、经历等记录。 2.2.6质量记录的处置：当质量记录超出保存期限时可以销毁或继存。 3.程序要求 质量记录控制程序(必需) 4.错误的理解 4.1质量记录控制的范围主要是与产品有关的记录如检验记录等 说明:不仅仅是与产品有关,而是与体系运行有关的记录. 4.2质量记录属于文件,应满足文件控制的要求 说明:质量记录不需要满足文件控制的要求,但要满足质量记录的控制要求(4.2.4) 4.3质量记录不能修改 说明:质量记录可以修改,但应注明修改的有关证据如修改人. 4.4质量记录应有版本标识 说明:质量记录不需要版本标识,但表格需要(按文件控制要求) 4.5为方便管理质量记录保存期限可以统一规定为3年,到期后销毁. 说明:不应与不能统一,取决于产品及记录的特点. 5. 讨论区 5.1质量记录与表格控制是否一致?有何区别? 6.案例分析 6.1某公司在进行内审时发现由于顾客投诉较多,针对每个顾客的投诉很难方便找到对应的投诉处理记录,纠正措施及反馈的记录也不知是否采取了纠正措施。 分析： 6.1.1质量管理体系中过程与过程之间相互关联，而记录可能是连接这些过程的有效证据。 6.1.2可以通过记录反映这些过程的关联关系，记录上应设置相应的关联标识。 6.1.3该案例中从顾客投诉的登记、投诉处理反馈表、纠正措施、反馈这些记录，由于没有有效的关联标识，将这些记录串起来，因此不易检索到。 解决办法： 6.1.1可以采用的关联标识有顾客名、投诉内容、投诉日期、投诉编号等。 6.1.2最方便应采用投诉编号的方法，即在投诉登记时按顺序进行编号，然后在所有相关记录上都注明投诉编号。 6.1.3在投诉处理反馈表上应标明是否采取纠正措施，如果是，应标明对应的纠正措施报告编号,这样可以将反馈表与对应的纠正措施报告对应起来,是否采取了纠正措施也得到了反映. 6.1.4类似的记录有检验记录、不合格处理记录、纠正预防措施记录等。
