文件和资料控制(4．4．5) GB／T28001—2001职业健康安全管理体系 规范 4．4．5文件和资料控制 组织应建立并保持程序，控制本指导性技术文件所要求的所有文件和资料，以确保： A)文件和资料易于查找； B)对文件和资料进行定期评审，必要时予以修订并由被授权人员确认其适宜性； C)凡对职业健康安全体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可得到有关文件和资料的现行版本； D)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撒回，或采取其他措施防止误用； E)对由于法规和(或)保留信息的需要而留有的档案文件和资料予以适当标识。 目的和意图 文件和资料控制的目的在于：识别和控制所有包含组织职业健康安全管理体系运行和职业健康安全活动绩效的关键信息的文件和资料。 理解要点 可以从以下几方面理解本要素： 在职业健康安全管理体系中的地位和作用 文件和资料控制是为实现职业健康安全管理体系基本功能起保证作用的辅助性要求，是确保职业健康安全管理体系中的所有文件和资料适宜、有效和易获取的重要措施。 文件和资料控制涉及到组织有关职业健康安全管理关键信息的控制问题，直接影晌绍织的职业健康安全管理体系的有效实施和运行。 与其他要素间的相互关系 文件和资料控制涉及所有其他要素，是管理和控制所有与其他要素有关的文件和资料的重要辅助要素。 控制程序 对文件和资料的控制，组织应按程序进行，为此需建立和保持文件和资料控制程序。在建立程序时，组织可以考虑以下几个方面： ——识别所需控制的所有文件和资料。这些文件和资料包含了组织职业健康安全管理体系运行和职业健康安全活动绩效的关键信息； ——识别文件和资料控制的职业和权限； ——对职业健康安全文件的标识、批准、发布和撒消的控制； ——对职业健康安全资料的控制； ——对文件和资料进行定期评审，必要时予以修订并由被授权人员确队其适宜性； ——所有文件和资料的目录及其位置的清单，如：文件登记簿、主要清单或索引等； ——确保无论在常规条件下还是在非常规条件下(包括紧急情况下)，需要时现行版本的文件和资料都易获得和可用，例如：确保过程运行人员和所有在紧急情况下需要它们的人员能及时获得更新的装置工程图、危险物质资料卡、程序和指导书。 ——适当标识档案文件和资料，有的可能需要与法规或其他时间要求保持一致。
